Agent(e) à la direction et au greffe

Sous la responsabilité de la direction générale, l’agent(e) à la direction et au greffe accompli diverses tâches administratives
et assiste à l’exécution du travail quotidien du greffe et de la direction générale.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Collaborer à la préparation des assemblées du conseil et en effectuer le suivi;
• Préparer les projets de procès-verbaux et mettre à jour le livre de procès-verbaux;
• Préparer les règlements et collaborer à leur mise à jour ainsi qu’à l’index des règlements;
• Préparer les projets d’avis publics et procéder à leur publication conformément au règlement de la Ville;
• Participer au traitement des demandes d’accès à l’information (prépare des accusés de réception, demande une copie
  des documents demandés aux directions concernées, effectue les recherches, le cas échéant) et tient à jour le registre
  des demandes d’accès en s’assurant du respect des délais et en effectuant des rappels aux différents intervenants;
• Publier diverses entrées et assurer la mise à jour documentaire sur le site Internet de la Ville pour la direction générale
  et les services administratifs;
• Collaborer à la validation des documents d’appels d’offres et en effectuer le suivi;
• Procéder à l’ouverture de dossiers, la numérisation et le classement pour archivage conformément au calendrier de
  conservation de la Ville;
• Rédiger divers documents administratifs et accomplir du travail général de bureau, tel que l’assemblage, expédition de
  documents, vérification, transcription, correction de texte, impression de documents, photocopie et numérisation;
• Préparer et maintenir à jour divers outils de travail (volumes, procédures, registres, échéanciers, etc.);
• Voir à l’inscription, la réservation de locaux et/ou équipements nécessaires et à la préparation des documents
  pertinents de diverses rencontres ou événements;
• Agir à titre de commissaire à l’assermentation en l’absence de la greffière et participer à diverses tâches reliées aux
  élections municipales;
• Remplacer à la réception (encaissement, factures, facturation au comptoir, etc.) et à la paie à l’occasion;
• Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels;
• Voir à l’amélioration continue de ses tâches;
• Accomplir toute autre tâche ou tout autre mandat connexe.