Personne adjointe administrative et répartitrice au service de transport

Volet réception

• Assurer le bon fonctionnement du bureau, soutenir la direction générale et les employés à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication, être responsable du matériel confidentiel et sensible au temps
• Démontrer une capacité à communiquer efficacement par téléphone et par courriel, s’assurant que toutes les tâches administratives soient accomplies avec précision et livrées avec une qualité élevée et en temps opportun
• Rédiger, réviser et relire des documents (correspondance, factures, présentations, brochures, rapports)
• Aller chercher et rediriger la poste au besoin
• Assurer le suivi de l’inventaire de la papeterie, des dépliants de l’organisme et des dons en matériel
• Préserver l’ordre dans le classement et ranger tous les documents en lien avec l’organisation au bon endroit
• Coordonner la circulation des renseignements requis à l’interne et avec d’autres services et organismes
• Concevoir des documents selon la demande
• Mettre à jour la messagerie vocale

Volet répartition en accompagnement-transport bénévole

• Recevoir les appels et accompagnement-transport
• Jumeler les besoins en transport avec les bénévoles selon les périodes requises et les disponibilités des bénévoles, selon les critères exigés par les partenaires et départements gouvernementaux
• Valider et confirmer le payeur du transport et s’assurer de recevoir et acheminer les documents de réclamation requis à la comptabilité