SECRÉTAIRE D’ÉCOLE

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, ton rôle habituel consistera à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Tes principales responsabilités

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre;
• Faire le suivi et effectuer les rappels appropriés, prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, en informer les personnes concernées;
• Répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence, en l’absence de la direction et selon les instructions, informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés;
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires;
• Effectuer la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, d’autres comptes et les dépôts bancaires;
• Signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement;
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs;
• Procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution. Tenir un magasin d’articles scolaires, dresser l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque;
• Réquisitionner les services demandés et s’assurer que les réparations ont été effectuées, pour les réparations de matériel et d’équipement;
• Dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent;
• Assurer la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire;
• Vérifier les données nécessaires, les saisir, produire et transmettre les rapports, remplir divers formulaires;
• Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappeler aux personnes concernées;
• Prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence, exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles, prodiguer les premiers soins, remplir les rapports requis;
• Effectuer le prêt de volumes et contrôler le prêt d’appareils audiovisuels, s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport;
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches, effectuer des rappels, transmettre la documentation pertinente, examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi, préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participantes et participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués, participer à l’élaboration du système de classement, archiver les documents de l’école ou du centre;
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;
• Effectuer des recherches sur Internet, faire le suivi du courrier électronique, aider le personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun, initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre et coordonner le travail du personnel de soutien;
• Accomplir toute autre tâche connexe, au besoin.